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將年度計劃融入每一天,做好每日計劃

2019-05-07 14:02:04來源:徐州招聘-徐州英才網

那些年度計劃總是完成不了的人通常會有這樣的想法:“我把每天的日常工作做完之后再去做年度計劃里的事情吧!”然而你會發現日常工作是永遠都完不成的,就算你全都做完了,也已經筋疲力盡了,根本沒有精力去做其他的事情了。所以年度計劃一拖再拖,到了年底又開始感嘆這一年過得真快,年度計劃又沒完成……

4D工作法

造成這種現象的原因之一,就是把年度計劃從每天的日常生活中抽離了出來,使得年度計劃無從做起。年度計劃應當安排進每天的計劃里面。

有些人安排每日計劃純粹用腦子記憶,但你會發現事情一多,就容易忘記該做的事情。這是因為我們把事情記在腦袋里,而我們的腦袋擅長思考,卻不擅長記憶,一旦事情超過七件左右,我們的大腦就特別容易產生遺忘。另外,所有的事情都堆積在腦袋里還容易讓你產生壓力和焦慮的情緒,讓你無法集中注意力。

還有一些人,會把要做的事情一條一條地列在清單上,看起來很清晰,這是一個特別好的習慣。不過這個方法也有兩個不足之處,第一是容易加班:快下班的時候,經常會發現清單上簡單的事情都做完了,但是比較難的事情卻還放著沒動,于是就只能加班了;另外一個問題是無法正確把握自己的時間資源,總是會樂觀地估計自己的效率。例如你今天給自己列出了十件必須要完成的事情,但是你今天要參加會議,要外出見客戶,根本就沒有足夠的時間來完成這十件事。所以與其列出十件事卻只能完成七件,還不如一開始就只列出七件事,然后全部完成。

我的建議是準備一個本子,列出一天要做的事情,用星標標出重要的事情,然后優先去完成;在左邊的時間軸上,評估一下當天的時間資源,然后合理地安排計劃,比如每天早上9點到9點半開晨會,這類固定時間去做的事可以標在左邊的時間軸里面,這就代表這一段時間已經被預支出去了。右邊的空白區域是自由區,可以用來隨時收集自己要做的事情,并進行任務的分解。

當你使用這個方法管理自己的日常工作之后,你會發現每天的工作都井井有條,雜而不亂。制作這樣的一份每日計劃,一共只需要三步:

一、建立一個啟動每日計劃的儀式

建立一個啟動每日計劃的儀式,你需要在每天固定的時間,用固定的工具,列出當天的待辦清單。

這種儀式感非常重要,比如你某天出門晚了,還恰巧一路紅燈,不小心遇到了不遵守交通的路人,最后遲到了還被上司訓了一頓,是不是感覺自己一整天的心情都不好了?恐怕要緩一上午才能進入工作的狀態。但是如果你有一個工作的儀式,例如你習慣了每天打開電腦、泡好咖啡、整理好桌面再開始一天的工作,你會發現自己更加容易把剛才不愉快和焦慮的心情全部忘掉,然后進入到當天的工作狀態當中,這就是儀式的作用。

所以我們也可以通過用“每天在固定的時間、用固定的工具,列出當天的待辦清單”的形式建立起工作的儀式感。

二、與其寫具體的時間不如寫某個場景

在規劃自己的每日任務時,按場景安排工作要比按時間安排工作要靠譜得多。比如“我每天早上9點開始聯系客戶”這句話就不太靠譜,因為早上9點鐘遇到的突發狀況實在是太多了:老板叫你開會、同事問你要報表、有人找你談事情……這些都會導致計劃無法按時進行。所以我建議工作任務和某個場合結合起來,比如說“工作的前一個小時聯系客戶”或者“下班前聯系客戶”。

另外,進行每日計劃的工具最好具有隨身攜帶和方便錄入的特點,數碼工具有這個優勢,如果你堅持用本子的話,可以選一個迷你本子,隨身裝在包里。

三、用系統的工作法來梳理所有的事情

如果有同事臨時向你求助,讓你幫忙做點東西,你會怎么處理呢?如果你遇到了刺激就立刻做出了反應,隨口答應了,這樣很容易被別人牽著鼻子走:已經自顧不暇了,還要幫別人的忙……所以你應該學會做事靠系統,不是靠感覺。當別人請求你幫忙的時候,你要先經過你的清單系統,看看這件事情到底是不是對于你來說最重要緊急的事,如果是,再答應下來;如果不是,你可以選擇拒絕和協商。

那么我們應該怎么去實行每日計劃呢?

立即去做(Do it now):最重要的工作,不能拖延不做,不能授權給他人去做。比如說產品出現了嚴重的問題,那你必須要立刻處理;老板找你談話,你必須要立刻去找老板。

計劃去做(Delay it):把一些次要的、不著急完成的計劃放一放,先完成需要馬上著手去做的工作。比如說項目的準備階段完成了,需要開始第二階段的研發,這件事情很重要,但是不急于馬上就完成,只要在今天安排好計劃去執行就可以了。

授權去做(Delegate it):把一些不太重要的工作交給下屬去辦,這樣可以為自己騰出時間和精力去做更重要的事情。例如你作為一個項目經理,臨時召開的技術研討會完全可以授權給技術人員去參加,結束之后整理好發給你就可以了。

盡量少做(Don’t do it):把一些與目標無關的工作舍棄,不要去做。比如說刷微博、追劇等等,這類事情不是完全不要去做,而是盡量少做。

以上就是4D工作法的核心,這個工作方法就可以成為你管理每天事情的一套系統,當遇到額外的工作時,你也可以立刻用4D工作法對這件事情進行分類,從而決定是否需要去做。

通過每日工作清單的梳理,我們可以更好地將年度計劃分解成每天的小目標,一點點去完成,做到忙而不亂,井井有條。

責任編輯:zhaoyang

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